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40. Créer et envoyer une lettre

Version 6 — February 2011 b_b

-  Rédaction d’une lettre
-  Envoi d’une lettre
-  Suivi des retours d’une lettre
-  Création d’un squelette de lettre

Rédaction d’une lettre

Les raccourcis de la page de gestion d’une lettre permettent d’accéder à la page d’édition d’une lettre. On peut utiliser associer des images, des liens, des enrichissements typographiques comme dans un article SPIP, sans oublier de spécifier la rubrique dans laquelle s’inscrit cette lettre : ce sont les abonnés au thème associé qui recevront cette lettre.

Une fois le texte de la lettre validé, on accède à sa page de gestion et à son menu action :

On peut prévisualiser la lettre telle qu’elle se présentera à l’écran, avec les squelettes définis pour la version texte ou html selon les options retenues pour chaque abonné, tester un envoi, mettre la lettre à la poubelle, ou l’envoyer.

Attention : la prévisualisation d’une lettre ne fonctionne que si vous avez activé la prévisualisation des articles dans la page de configuration des fonctions avancées de votre site.

La partie basse de la page visualise les abonnés à la rubrique courante, qui ont reçu la lettre. Ainsi, même si des abonnés se désinscrivent, ou si de nouveaux abonnés sont inscrits, on peut savoir qui précisément a reçu la lettre.

Il existe de plus des commandes spécifiques aux lettres : des raccourcis dont la valeur dépend de l’abonné destinataire. Lors de l’envoi, le squelette de la lettre et calculé mais ces raccourcis sont gardés tels quels. Ils ne sont calculés qu’au moment de l’envoi à un destinataire particulier.

Ces raccourcis s’écrivent tous entre %%.

Ainsi : %%EMAIL%% s’il est employé dans le corps ou dans le titre de la lettre, sera remplacé par l’email du destinataire.
Il en va de même de %%NOM%% et de tout champ extra éventuellement défini : %%mon_champ_extra%%. Pour ces champs extra, il est possible de préciser une valeur par défaut, si le champ n’est pas défini pour le destinataire particulier :
%%mon_champ_extra|monsieur, madame%%

Envoi de la lettre

L’envoi utilise le plugin job_queue pour réguler les envois même à de très nombreux destinataires (plusieurs milliers ou dizaine de milliers).

Un script égrenne alors en temps réel les envois qui se font et affiche le nombre d’envoi qui restent à faire. De gros envois peuvent prendre plusieurs heures, sans que cela cause de problème.

Une fois envoyée, il n’est plus possible de modifier le texte d’une lettre. L’envoi tel qu’il est fait est figé dans la base de donnée, et ce sera cette version qui sera présentée en partie privée ou publique à la demande. Ainsi, même si les résultats renvoyés par les boucles changent avec le temps, on aura la trace exacte de la lettre envoyée.

Suivre la réception d’une lettre

S’il y a des liens dans la lettre, spip-lettres affiche le taux d’ouverture à la lettre (taux de clic global) ainsi que le nombre de clic sur chaque lien :

Modifier la présentation d’une lettre

Il est possible de modifier les squelettes qui définissent l’apparence d’une lettre. Les squelettes utilisés sont définis par les options de configuration de spip-lettres.

Par défaut ils sont constitués un peu comme un article avec un squelette pour l’entête, un autre pour le pied, mais avec les particularités suivantes :
-  ils existent en 2 versions (texte et html)
-  le titre est défini par un squelette à part entière

Certains raccourcis sont définis pour gérer les abonnements, les désabonnements et changements de formats demandés par l’utilisateur, et en obtenir la confirmation :

-  %%CODE%% contient un code propre à l’utilisateur, permettant de l’authentifier par les procédures automatiques
-  %%URL_VALIDATION_DESABONNEMENTS%% : il est possible d’inclure ce code dans la lettre afin d’y faire figurer un lien automatique de désabonnement. Comme ce lien contient le code, il n’y aura pas de demande de confirmation. On peut préférer mettre un simple lien vers le formulaire d’inscription désinscription.
-  %%URL_VALIDATION_ABONNEMENTS%% et %%URL_VALIDATION_CHANGEMENT_FORMAT%% : ces codes figurent dans les mails de notification

Note sur les raccourcis de personnalisations

Les raccourcis de personnalisation doivent obligatoirement être en MAJUSCULES.

La présentation a introduit 3 sortes de raccourcis de personnalisation :
-  les champs de spip_abonnes : %%EMAIL%%, %%NOM%% et %%CODE%%
-  les champs construits par spip-lettres à partir des champs de spip_abonnes, pour gérer la confirmation de désabonnement, d’abonnement et de changement de format (%%URL_VALIDATION_DESABONNEMENTS%%...)
-  les champs extras sur spip_abonnes %%CHAMPEXTRASURMESURE%% ...

Ces champs présentent une particularité : ils sont calculés en dehors du calcul normal du squelette SPIP : au moment de l’envoi de la lettre à un destinataire précis parmi tous les destinataires.
A ce moment, les boucles et tous les éléments SPIP du squelette de la lettre ont déjà été calculés, mais il reste les %%RACCOURCIS_DE_PERSONALISATION%%.
Ils ont donc logiquement la particularité de pouvoir être employés tels quels aussi bien dans le contenu d’une lettre que dans le squelette d’envoi.